Le groupe Sade, entreprise française de travaux publics, digitalise la gestion des entretiens d’évaluation de ses 6000 employés. Sade est spécialiste de la conception, construction, réhabilitation et entretien des réseaux et des ouvrages associés.
Le défi de digitaliser les entretiens des salariés sur les chantiers
La digitalisation des entretiens RH a constitué un défi pour la Sade sachant qu’au sein de ses filiales, de nombreux salariés travaillent sur des chantiers et sont moins familiers des usages numériques. L’entreprise emploie HR Process, application RH d’ADP, en plus du système de gestion du capital humain ADP Link, dont il était déjà utilisateur. ADP Link sert à digitaliser les processus RH et paie. ADP Link alimente le système de gestion des temps et activités (GTA) et permet de gérer le « parcours du collaborateur » au sein de l’organisation de l’embauche jusqu’au départ.
Les salariés accèdent à leurs bulletins de paie et à l’intégralité de leurs documents RH qui sont conservés dans un coffre-fort numérique. La digitalisation des entretiens d’évaluation a été testée en premier lieu sur un site pilote en 2017. Puis, elle a été généralisée en 2020 à tous les niveaux sur l’ensemble du groupe, c’est-à-dire aux 23 filiales, soit 6000 salariés. La solution a été d’abord été utilisée pour les entretiens d’évaluation annuels. La Sade l’a ensuite utilisée aussi pour ses entretiens professionnels, ceux-ci devant être organisés tous les 2 ans afin de recenser les besoins en formation des collaborateurs.
L’outil sert également à gérer les habilitations nucléaires
Le logiciel permet aussi à l’entreprise de mener des campagnes pour les habilitations nucléaires. Les salariés travaillant sur des sites nucléaires doivent, en effet, être habilités via des entretiens et des validations spécifiques pour pouvoir exercer leurs fonctions. Enfin, la fonctionnalité « mini CV » est utilisée pour générer automatiquement des CV afin de répondre aux appels d’offres : les profils et le suivi de carrière des collaborateurs y sont centralisés, notamment la liste des chantiers sur lesquels ils ont travaillé.
« La solution a permis à Sade de centraliser et de gérer de façon intuitive et sécurisée l’ensemble des données liées à nos collaborateurs » déclare Emna Benzarti, Chef du département Paie & SIRH de la Sade. « C’est aujourd’hui un vrai gain de temps pour nos fonctions RH et paie, qui assuraient auparavant ces tâches chronophages » poursuit-elle. La conduite du changement s’est révélée plus complexe pour les petites filiales où l’accompagnement est plus long et spécifique, tout particulièrement auprès des salariés œuvrant sur des chantiers, car ne travaillant pas au quotidien avec un PC.
Les équipes RH régionales se sont déplacées sur le terrain
La communication interne et les équipes formations du projet ont mis à disposition des salariés des supports et des tutoriaux, une page dédiée a été mise en ligne sur l’Intranet, et des formations sur-mesure ont été organisées avec le déplacement des équipes RH régionales sur le terrain. Une hotline au niveau du siège a également été instaurée avec un système de ticketing pour que les collaborateurs remontent leurs questionnements face à l’utilisation de la solution. A la fin de l’année 2021, le taux d’adhésion et d’acceptation de l’outil est de 70%. Ce chiffre est en augmentation depuis la mise en place de la solution.
L’outil apporte un suivi d’avancement pour chaque entretien réalisé. L’entretien est ensuite enregistré dans un historique, puis signé électroniquement. L’accès aux données est utile pour créer des campagnes de sensibilisation favorisant l’amélioration en continu. Les chiffres sont accessibles directement et en temps réel sans avoir besoin de demander à un collaborateur de fournir l’information.
La solution évolue d’une année sur l’autre, pour répondre aux nouvelles obligations règlementaires et pour prendre en compte les retours des collaborateurs sur le terrain. Cette évolution en continu permet d’augmenter le taux d’adhésion des salariés.